Negli ultimi anni il dibattito sull’intelligenza artificiale nel marketing si è spesso concentrato su un’unica domanda: come generare più contatti?
Il caso di Ascot Viaggi, storica agenzia di viaggi con sede nel centro di Bergamo, dimostra invece che la vera sfida oggi è un’altra: come gestire meglio i contatti che già arrivano.
Ed è proprio qui che entrano in gioco chatbot intelligenti, AI applicata ai processi e lead scoring avanzato, non come strumenti isolati, ma come parte di un ecosistema progettato per aumentare efficienza e conversioni.
Il punto di partenza: tanto traffico, troppe richieste poco qualificate
Ascot Viaggi partiva da una condizione che molte aziende invidierebbero: un sito web ottimamente posizionato sui motori di ricerca, capace di generare un flusso costante e rilevante di traffico organico.
Questo traffico produceva molte richieste di preventivo, ma con una caratteristica comune a molti progetti digitali maturi:
- contatti molto eterogenei
- richieste esplorative
- confronti di prezzo
- utenti in fase iniziale del processo decisionale
- solo una parte di lead realmente pronte a convertire
Il risultato era un collo di bottiglia operativo: il personale di banco si trovava a gestire molte richieste con scarso valore immediato, rischiando di disperdere tempo ed energie proprio sulle opportunità migliori.
Il vero problema non era il marketing, ma il processo
Il punto chiave emerso dall’analisi iniziale non riguardava la visibilità, né la qualità del traffico.
Il problema era a valle.
Ascot Viaggi aveva bisogno di:
- filtrare le richieste prima che arrivassero al personale
- comprendere il reale livello di interesse dell’utente
- distinguere automaticamente chi stava “curiosando” da chi era pronto a comprare
- alimentare il CRM con lead già ordinate per priorità
In altre parole, serviva intelligenza applicata al processo, non solo alla comunicazione.
La soluzione: un chatbot AI per la configurazione intelligente dei preventivi
Web Lab Agency ha progettato e realizzato un chatbot basato su intelligenza artificiale, integrato direttamente nel sito di Ascot Viaggi, con un ruolo preciso: fare pre-vendita qualificata, 24 ore su 24.
Il chatbot non è un semplice assistente automatico né un form travestito da chat. È uno strumento progettato per dialogare, comprendere il contesto e raccogliere informazioni realmente strategiche.
Attraverso una conversazione guidata, l’utente viene accompagnato nella configurazione del proprio preventivo, fornendo dati come:
- destinazione desiderata e flessibilità
- periodo di viaggio
- numero di partecipanti
- budget indicativo
- tipologia di esperienza
- livello di urgenza
- intenzione reale di acquisto
Ogni risposta non è solo informativa, ma interpretativa.
Lead scoring fatto dall’AI, prima del CRM
Uno degli elementi distintivi del progetto è che il lead scoring non avviene all’interno del CRM, ma a monte, direttamente nel tool di intelligenza artificiale.
Durante la conversazione, il chatbot:
- analizza le risposte dell’utente
- valuta combinazioni di parametri
- attribuisce un livello di priorità alla lead
- classifica l’opportunità in base al potenziale commerciale
In questo modo, quando il contatto viene inviato al CRM aziendale, ActiveCampaign, non arriva come una semplice richiesta, ma come una lead già qualificata, contestualizzata e ordinata.
Il CRM non deve “capire” il contatto. Deve solo gestirlo nel modo più efficace possibile.
Activecampaign come motore operativo della pipeline
ActiveCampaign viene utilizzato come hub centrale di gestione commerciale, ma con una logica completamente diversa rispetto a molte implementazioni tradizionali.
Grazie al lavoro di pre-qualificazione svolto dall’AI:
- le lead ad alta priorità entrano direttamente nella pipeline commerciale
- il personale di banco sa subito su quali contatti intervenire
- le lead meno mature vengono indirizzate verso flussi di nurturing automatici
- le richieste a basso valore non intasano il lavoro umano
Il risultato è una pipeline più pulita, leggibile e orientata alla conversione, dove il tempo delle persone viene investito solo dove può generare reale valore.
Integrazione con i sistemi di prenotazione: AI che collabora, non compete
Un altro ostacolo strategico superato dal progetto riguarda un tema molto sentito nel settore travel: la paura che l’intelligenza artificiale entri in competizione con l’agenzia.
Il chatbot sviluppato per Ascot Viaggi è integrato con i sistemi di prenotazione internazionali dell’agenzia, ma con una logica precisa:
l’AI non sostituisce il consulente, lo potenzia.
Il sistema è progettato per riconoscere quando:
- una richiesta può essere gestita tramite soluzioni standard
- ma anche quando l’intervento umano può creare un vantaggio reale per il cliente
In questi casi, il chatbot segnala l’opportunità al personale, che può:
- personalizzare l’offerta
- negoziare con i fornitori
- proporre combinazioni non presenti nei database
- valorizzare l’esperienza e le relazioni dell’agenzia
L’intelligenza artificiale diventa così un filtro strategico, non un concorrente.
I risultati: meno rumore, più valore, più conversioni
Dopo l’introduzione del chatbot AI e della nuova architettura di gestione delle lead, Ascot Viaggi ha ottenuto benefici concreti:
- drastica riduzione delle richieste non qualificate
- maggiore efficienza del personale di banco
- miglior utilizzo del CRM ActiveCampaign
- tempi di risposta più rapidi sulle opportunità migliori
- aumento del tasso di conversione
- migliore esperienza per l’utente finale
Il traffico continua ad arrivare. Ma ora viene interpretato, filtrato e valorizzato.
Una case history che parla a molte aziende
Il progetto realizzato per Ascot Viaggi racconta una verità sempre più evidente: l’AI non serve a fare più marketing, serve a fare meno sprechi.
Chatbot e intelligenza artificiale, quando progettati con metodo e integrati nei processi reali dell’azienda, non disumanizzano il rapporto con il cliente. Al contrario, liberano tempo, riducono il rumore e permettono alle persone di fare meglio il proprio lavoro.
Nel caso di Ascot Viaggi, il chatbot non ha tolto centralità all’agenzia. Le ha restituito controllo, priorità e focus.
Ed è proprio lì che l’AI smette di essere una buzzword e diventa vantaggio competitivo reale.
