Smart Working: come lavorare al meglio da casa

Una modalità di lavoro innovativa, produttiva e moderna: lo Smart Working è entrato a far parte della quotidianità dei lavoratori.

Oggi più che mai lo Smart Working è diventato essenziale per le aziende. In tempi di Coronavirus molte categorie di lavoratori sono state obbligate a lavorare da casa. L’emergenza sanitaria nazionale del Covid 19, ha tra le tante cose, cambiato radicalmente le giornate lavorative di molte categorie di dipendenti italiani.

Non tutti sono abituati a questo modo di lavorare: molti si sono trovati ad affrontare questa novità assoluta con la quale non è facile aver a che fare. Vivere e lavorare da casa in questo periodo di quarantena non è semplice da gestire sia per il dipendente che per il datore di lavoro.

Ma di che cosa parliamo quando ci riferiamo allo Smart Working? Il Ministero del Lavoro Italiano lo definisce come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”

Lo Smart Working è quindi un’opportunità che viene data al dipendente per lavorare da casa, o da qualsiasi altro posto che egli desidera, senza dovere necessariamente raggiungere la sede di lavoro. Smart Working non deve significare anarchia: la produttività del dipendente non può e non deve ridursi soltanto perché non si sta recando alla propria scrivania in ufficio.

Come riportato in vari studi, come quello dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, sono circa il 40% dei lavoratori quelli che potrebbero utilizzare lo Smart Working. Se fossero di più le aziende ad adottarlo ci sarebbero non solo dei benefici per l’azienda ma anche per la comunità.

• I profitti dell’azienda aumenterebbero: si noterebbe una riduzione dei costi e un avanzamento della produttività
• Il lavoratore migliorerebbe il proprio stile di vita: ridurrebbe lo stress degli spostamenti giornalieri senza contare il risparmio economico che si aggirerebbe intorno ai 450 euro pro capite
• Il nostro pianeta potrebbe tirare un respiro di sollievo: si stima una dispersione di 1,5 milioni di tonnellate di CO2 in meno all’anno.

La situazione attuale in Italia, nonostante i luoghi comuni che caratterizzano i cittadini italiani riguardo la tecnologia, vede le aziende adattarsi a questa modalità di lavoro “agile”. Il 56% delle grandi aziende ha adottato lo Smart Working, il 24% delle PMI e il 9% della PA.

Per far fruttare al meglio lo Smart Working e mantenere alta la produttività anche lavorando da casa ci sono delle regole da seguire.

La prima regola è l’organizzazione: è necessario ricevere precisi input dai propri capi e dai propri referenti così da organizzare il “to do” giornaliero e settimanale. Inoltre è essenziale fornire al proprio dipendente la giusta strumentazione per lavorare: dotarli di un personal computer performante per le attività che è necessario svolgere.

È importante mantenere viva la comunicazione con l’ufficio e trovare un equilibrio: non ci deve infatti essere un’eccessiva comunicazione ma neanche una mancanza in quanto si va a vanificare il lavoro fatto impattando su tutto il team.

Sono stati inventanti tools che le aziende utilizzano al giorno d’oggi per poter offrire ai propri dipendenti la massima organizzazione per lavorare da casa. Questi strumenti permettono di impostare un flusso di lavoro ben organizzato.

Ecco alcuni di questi tool che la tua azienda può impiegare al fine di migliorare lo Smart Working, con l’aiuto della tua agenzia web, non solo durante questo momento di quarantena, ma anche in un futuro nella speranza che questa emergenza abbia permesso a tutti di capire quali sono le migliori scelte aziendali da adottare per ottimizzare il lavoro dei dipendenti.

Google Drive

I file sono una parte fondamentale di qualsiasi tipologia di lavoro, senza di essi non è possibile lavorare da casa. Una volta esistevano gli hard-disk esterni su cui venivano archiviati i file e aggiornati con back-up settimanali.

Oggi invece esiste il cloud di Google, Dropbox e One Drive, o almeno questi sono alcuni degli strumenti di archiviazione online. Si può accedere a questi servizi da qualsiasi piattaforma, sistema operativo, browser e app. Tutti permettono di:

• Archiviare i documenti
• Salvarli automaticamente
• Sincronizzarli con il proprio computer
• Condividere i file con i colleghi
• Lavorare sui documenti in contemporanea

Trello

Una bacheca, più liste e infinite schede che consentono di organizzare il lavoro e stabilire le priorità del progetto in modo flessibile e dinamico. Nello specifico si può:

• Creare una bacheca per ogni progetto/argomento da condividere con i colleghi
• Ideare delle Liste che rappresentano i macro step di un progetto (es. “Da fare”, “In lavorazione”, “Fatto”); idee (es. “Idee per il piano editoriale blog”, “Idee per il piano editoriale Facebook” e via dicendo), oppure possono essere relative alle varie persone che fanno parte di un team (es. in una board creata per organizzare un evento, le liste serviranno a raccogliere i task delle varie persone coinvolte).
• Aggiungere delle card che rappresentano un singolo task o un’idea.
• Informare i propri colleghi rapidamente con: commenti, allegati, date di scadenza e molto altro.
• Integrare Trello o Click UP con altri strumenti o aggiungere powerup che, attraverso azioni automatiche, consentono di evadere le azioni più noiose.

Slack

Un software di messaggistica istantanea che nasce proprio per permettere la collaborazione di gruppi di lavoro agevolando notevolmente il lavoro da casa.

Si può chattare con i propri colleghi in privato oppure creare dei canali, ovvero delle chat che si possono frazionare per progetto o per cliente.

I vantaggi rispetto alle mail sono:

• Evitare le catene di posta elettronica da condividere con nuovi dipendenti e viceversa non ci sono problemi ad eliminare quelli vecchi.
• È possibile interagire in tempo reale ed è possibile modificare il messaggio inviato invece che sottolineare l’errore di battitura
• Connettere Slack ad altri strumenti di lavoro

Skype e Hangout

Rimane un altro punto da affrontare: le riunioni interne o i meeting con i clienti, essenziali per poter proseguire con il lavoro. Strumenti come Skype e Hangout permettono di contattare i colleghi e i clienti anche in videochiamata e di condividere lo schermo del proprio computer.

Potrebbe essere interessante utilizzare Meet, incluso in Google Suite. Questo strumento organizza le riunioni direttamente dal calendario di Google inviando un link agli ospiti che potranno partecipare alla chiamata da PC o da Mobile.

Zoho CRM

Un software di customer relationship management molto flessibile e allo stesso tempo complesso. Le funzionalità sono differenti:

1. Gestione anagrafe: permette di avere tutte le anagrafiche in un unico luogo centralizzato
2. Gestione attività: tracciare ogni attività come mail, telefonate, incontri, e altro.
3. Gestire le trattative di vendita: fornire al tuo reparto commerciale uno strumento per gestire le trattative commerciali e le comunicazioni.
4. Gestione campagne di marketing: tracciare tutti gli investimenti in marketing e comunicazione che la tua azienda sostiene.
5. Gestione post vendita: è una conseguenza quasi naturale saper gestire in maniera più efficiente la fase successiva alla vendita.
6. Creazione report, grafici e statistiche: per il reparto marketing e quello commerciale è fondamentale riuscire a monitorare con costanza i trend di vendita e di ritorno sull’investimento.

Oltre ai tools sopra esposti ci sono dei consigli che permettono di organizzare al meglio la giornata durante durante lo Smart Working:

1. Alzarsi e fare colazione
2. Vestirsi come se si dovesse uscire di casa
3. Scegliere un luogo luminoso della casa e crearsi un proprio angolo
4. Prendersi delle pause

Mantenere una routine è essenziale in quanto si aumenta il livello di concentrazione e di professionalità. È comunque importante capire quando staccare dal lavoro. Smart Working non significa che il dipendente, essendo a casa, deve lavorare sempre ma neanche il suo grado di professionalità e produttività deve diminuire.

Una buona web agency, che abbia esperienza nella digitalizzazione dei processi aziendali, saprà sicuramente condurvi verso l’obiettivo di migliorare la capacità del vostro team di raggiungere gli obiettivi prefissati con la massima efficienza anche lavorando da remoto.